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À peine né à la fin des années 1990, le langage XML devient un best-seller et, tel un raz-de-marée, envahit tous les secteurs de l’industrie, du fait de sa facilité d’usage pour le producteur d’information, sa capacité à être facilement lisible par une machine et par un être humain, et à stocker aussi bien du texte que des données de toutes sortes.

Utilisant l’alphabet UTF-8 (celui qui vous permet de surfer sur les sites web japonais ou russes), XML est en outre universel, prêt pour des applicables « globales ».

Cependant, les différentes « configurations » du langage XML – on les appelle des DTD : Document Type Definition – prolifèrent dans un désordre sans doute proportionnel à la créativité et la spécificité de ses utilisateurs : automobile, médical ou simple littérature : chacun fabrique son « standard », qui souvent se limite à une seule entreprise…

DITA nait dans la foulée, de ce constat : les échanges entre partenaires (internes, externes) sont de plus en plus fréquents et indispensables, le Web se développe ainsi que les dispositifs mobiles, et nous avons tous besoin, dans le secteur de la rédaction technique et quelle que soit l’industrie, d’un standard XML qui permette à la fois de traiter des cas spécifiques, et de répondre à des besoins d’échange universels : un standard.

Préoccupation à laquelle le secteur de la Défense européen avait déjà répondu avec la spécification AECMA S1000D. Mais à l’époque, S1000D n’utilisait pas encore XML…

 

Qu'est ce que DITA : Naissance du standard

À l’orée des années 2000, une équipe d’IBM développe DITA, en invitant des compétences externes pour obtenir un large consensus, puis transmet ses recherches à OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), en vue de sa diffusion ouverte : grâce à quelques pionniers, le standard DITA v1.0 est publié en 2005. Il se diffuse ensuite rapidement aux USA dans les entreprises globales, puis les autres.

Outre des capacités étendues de customisation qui conservent son aptitude aux échanges faciles (interopérabilité), DITA met en œuvre la modularisation, voie utilisée par S1000D, consistant à découper l’information éditoriale en petites unités réutilisables dans plusieurs publications et à externaliser certaines données dans des fichiers spécialisés.

L’adoption de DITA a toutefois eu tendance à avancer… lentement, de notre coté de l’Atlantique. Aujourd’hui en 2020, on peut dire que la prise de conscience a eu lieu, et certaines entreprises européennes sont même devenues leaders mondiales dans le mouvement d’adoption de DITA et sa promotion.

 

DITA, comment ça marche ?

DITA produit-il mes contenus ?

DITA n’est pas un outil de production, c’est un standard. Mais il existe de nombreux outils prenant en charge DITA et sa méthodologie, via deux interfaces principales : un éditeur XML, et un CCMS (Component Content Management System), comme par exemple la suite DITA FACTORY de 4D CONCEPT.

Pour faciliter son adoption, DITA est publiée par OASIS avec le « DITA Open Toolkit« , ensemble de « transformations XSL » permettant de publier du contenu DITA, quelle que soit sa configuration ou sa langue.

Mais revenons à DITA : DITA utilise des Topics, des Maps, et différentes techniques pour produire du contenu personnalisé.

Les Topics, de quoi s’agit-il ?

L’unité de contenu de base dans DITA est le Topic.

Selon la norme, un Topic DITA est une unité d’information portant un titre, (ré)utilisable dans plusieurs contextes car suffisamment court pour n’aborder qu’un seul sujet, mais suffisamment long pour avoir un sens en soi, et constituer une unité autonome.

Les Topics DITA suivent une structure définie par des DTD. Chaque DTD définit un type de Topics à la structure constante, favorisant la cohérence rédactionnelle et la qualité globale.

Par exemple, un Topic de type Task, décrivant une procédure, peut inclure, toujours dans cet ordre :

  • Des prérequis (ce que l’utilisateur doit savoir ou avoir fait avant d’exécuter la procédure)
  • Les étapes de l’exécution (steps)
  • Le résultat attendu

Les postrequis (ce que l’utilisateur doit faire après avoir terminé la tâche).

DITA va plus loin dans cette structuration car vous pouvez inclure de façon standardisée, à chaque étape, des informations générales, des sous-étapes, des exemples, des résultats intermédiaires, etc.

In fine, vous pouvez développer des structures transversales pour votre propre entreprise, nommant explicitement les objets dont vous avez besoin : pièces détachées, outils, ingrédients, mais aussi types de moteurs, ou de matériaux, ou de procédures spéciales, ou tout autre catégorie de votre choix selon votre secteur d’activité.

En XML, ces catégories d’objets rédactionnels sont marqués par des « balises ».

Même s’il existe des aspects complexes de DITA, les mécanismes de base pour écrire (sur) un sujet en DITA en utilisant les balises sont simples, intuitifs et consensuels.

Avec le balisage « sémantique » DITA, vous indiquez la nature du contenu, et laissez le formatage pour une étape ultérieure, au moment de la publication. Les rédacteurs sont déchargés de toute opération de mise en page, qui sera traitée par un automate en fin de processus.

Les cartes routières des Topics : Les Maps

Si les Topics sont les unités de contenu prévues par le standard DITA, une Map DITA est essentiellement une liste de liens vers chacun des Topics à inclure dans un livrable : une publication papier, un site web, une app mobile, etc.

Une même Map DITA peut inclure des informations relatives à plusieurs produits, auditoires ou contextes : par exemple, vous pouvez inclure dans votre Map, des Topics pour trois produits. Certains Topics s’appliqueront aux trois produits, d’autres ne s’appliqueront qu’à un ou deux produits. Les Topics seront filtrés au moment de constituer le livrable du ou des produits concernés.

Ce mécanisme de filtrage, dit Applicabilité, permet même de sélectionner le contenu des Topics à publier phrase par phrase, mot par mot ou image par image, avec une souplesse inégalée.

De plus, les Maps peuvent pointer non seulement vers des Topics, mais aussi vers d’autres Maps. Vous pouvez ainsi rédiger à plusieurs sur un même ensemble de sujets.

Il est courant d’utiliser 60% ou plus des Topics de la base dans plusieurs Maps, ce qui procure des gains tant économiques qu’en qualité et en « Time To Market« .

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Les Variables et les données

DITA vous permet de gérer vos Noms et Libellés de marques, de produits, de gammes, d’interfaces logicielles, ou tout contenu associé et répétitif ou qui doit avoir une valuer fixée, en les factorisant sous forme de bibliothèques (Librairies dans le schéma).

Vous pouvez également gérer des Variables, conjuguées avec les Applicabilités, pour obtenir une personnalisation optimale de vos publications, et une qualité maximale de vos contenus qui sont ainsi véritablement « single‑source ».

Et le CCMS dans tout ça ?

Dès que le nombre de Topics et de langues vers lesquelles ils sont traduits deviennent importants, un CCMS s’avère indispensable, pour automatiser l’ensemble de tâches résultant de la variété des états des Topics et leurs versions successives (états de « workflow » : version en cours, à valider, à traduire …), des filtrages à appliquer et des contrôles à effectuer avant et pendant la publication.

Le CCMS peut apporter des avantages dès la création du contenu, par des processus de création automatique, d’import de données externes (bureau d’études …) et par la suite, d’alerte des intervenants, de preview pour validation, de validation des traductions et des devis de traduction, etc.

Des référentiels, codés en DITA, sont également utilisables : thésaurus, banque de phrases, ainsi que des règles de rédaction complémentaires et un ensemble de métadonnées illimité.

Et, bien entendu, le CCMS gèrera l’ensemble des images et médias utilisés pour illustrer la documentation produite, avec leur différentes versions, définitions et sources.

 

En Conclusion

En adoptant DITA, de nombreuses organisations augmentent la qualité de leur documentation « Customer Care », réalisent des économies de temps et d’argent substantielles, disposent d’une flexibilité accrue pour fidéliser leurs clients avec de nouvelles applications toujours plus adaptées aux tendances et aux besoins.

Ils ont également constaté d’autres avantages de DITA, comme un environnement de développement plus collaboratif, des plannings mieux maîtrisés et des traductions plus fluides.

Les équipes en lien avec la production de contenu opèrent souvent dans des silos séparés : service après‑vente, communication, marketing, bureau d’étude… Même si la technologie à elle seule ne résoud pas les problèmes de stratégie et d’approche de la valeur-contenu, les exemples de rentabilisation de DITA peuvent être très convaincants.

La mise en œuvre de DITA est-elle facile et surtout rapide ? Oui, à condition qu’un professionnel vous accompagne.

Est-ce rentable à long terme? Oui, et même à court terme !

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